Häufige Fragen

Archivio ist zurzeit kostenlos. Fragen beantworten wir gerne per E-Mail an info@modulario.ch.

Ja. Am einfachsten startet ihr mit ein oder zwei Projektordnern und ohne Mail-Anbindung. Wenn die Suche im Alltag überzeugt, gebt ihr weitere Ordner frei.

Ja. Die Online-Demo zeigt Archivio mit einem erfundenen Architekturbüro: Projekte, Pläne, Mails und Fotos. Du kannst suchen, filtern und dich durch die Funktionen führen lassen. Was du dort änderst, siehst nur du.

Nein. Archivio liest eure bestehende Ablage so, wie sie ist, egal ob sauber strukturiert oder über die Jahre gewachsen. Ihr müsst keine Ordner umbenennen, verschieben oder neu sortieren. Archivio verändert an der Ablage auch nichts, sondern baut nur einen eigenen Suchindex auf. Welche Ordner durchsucht werden, legt ihr bei der Einrichtung fest.

Bei einer Dokumentenverwaltung (DMS) werden die Dateien im DMS abgelegt, es ersetzt meist den klassischen Dateiserver. Archivio lässt die bestehende Ordnerstruktur auf dem Server, wie sie ist, und macht sie durchsuchbar. Mehr dazu unter Warum Archivio.

Nein. Archivio wird nur auf einem einzigen Mac im Büro installiert. Dieser Mac ist der Archivio-Server: Er ist mit dem Datei-Server oder NAS verbunden, liest die freigegebenen Ordner und baut den Suchindex auf. Alle anderen im Büro öffnen Archivio einfach im Browser, wie eine Website, und suchen dort. Mitarbeiter können den Archivio Helper installieren. Damit öffnen sie Suchergebnisse direkt lokal im passenden Programm und können den Archivio-Link für den bürointernen Versand sowie die MCP-Schnittstelle zu KI-Anwendungen nutzen.

Einen Mac mit Apple Silicon oder Intel im Büro, der während des Arbeitstags läuft und per Kabel am Netz hängt. Solange er läuft und im Netzwerk ist, können alle im Büro Archivio nutzen. Nachts muss er nicht zwingend laufen; läuft er auch über Nacht, umso besser. Der automatische Scan läuft standardmässig über Mittag, auf Wunsch zusätzlich am Morgen, etwa um 8 Uhr, damit auch alles vom Nachmittag davor drin ist. Die wöchentliche Sicherung holt Archivio nach, falls der Mac zum geplanten Zeitpunkt aus war.

Ja. Archivio ist mit einer Apple Developer ID signiert und von Apple notarisiert. macOS prüft das Installationspaket und lässt die Installation deshalb ohne zusätzliche Sperren zu.

Archivio prüft einmal täglich, ob eine neue Version verfügbar ist, und zeigt sie im Menü an. Installiert wird das Update erst, wenn ihr es bestätigt. Das Update startet ihr direkt in der Menüleiste.

Nein. Archivio macht die bestehende Ablage durchsuchbar, ersetzt aber weder die Ablage noch die Datensicherung. Die Originaldateien bleiben auf eurem Server und werden dort wie bisher gesichert.

Ja. PDFs ohne Textebene, etwa gescannte Verträge, unterschriebene Protokolle oder Scans, liest Archivio per Texterkennung (OCR) ein und macht sie durchsuchbar, auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Das läuft lokal auf dem Server-Mac, nichts wird dafür an einen Online-Dienst geschickt. Grossformatige Pläne (ab A1) werden nicht erkannt, sie bleiben über den Dateinamen auffindbar. Handschrift wird je nach Qualität des Scans nur teilweise erkannt.

Im Finder lässt sich auch auf dem Server suchen. Auf Netzlaufwerken gibt es dafür aber meist keinen Index: Jede Suche geht die Ordner neu durch, das dauert, und Filter nach Projekt, Dateityp oder Datum fehlen weitgehend. Archivio baut einen Index über alle freigegebenen Projektordner und Postfächer, und alle im Büro nutzen denselben.

Mit einem Archivio-Link: Rechtsklick auf die Datei im Finder, dann unter Schnellaktionen oder Dienste «Archivio-Link kopieren» wählen und den Link z. B. in eine Mail einfügen. Ein Klick darauf öffnet die Originaldatei auf dem Server. Jeder, der den Archivio Helper installiert hat, kann das Original direkt öffnen.

Nein. Archivio sieht aus wie eine Website und wird im Browser geöffnet, ist aber keine Website im Internet. Die Suche läuft auf dem Archivio-Mac in eurem Büro und ist nur von Geräten erreichbar, die im selben Büronetzwerk sind: per Netzwerkkabel oder über das Büro-WLAN, nicht über ein Gäste-WLAN. Von zu Hause oder unterwegs geht es nur, wenn euer Büro einen VPN-Zugang ins Büronetz hat. Das ist gewollt: So kommt niemand von aussen an eure Daten.

Nein. Suche, Index und Datenbank laufen vollständig auf dem Mac im Büro, ohne Cloud und ohne Benutzerkonto. Nur wenn ihr die optionale KI-Schnittstelle aktiviert und einzelne Projekte freigebt, werden Ausschnitte der abgerufenen Dokumente an den gewählten KI-Dienst übermittelt. Details im Merkblatt zu euren Daten.

Nein. Archivio greift ausschliesslich lesend auf freigegebene Ordner und Postfächer zu. Es verändert, verschiebt, benennt oder löscht keine Dateien, sondern baut nur einen eigenen Suchindex auf.

Die Oberfläche ist nur im internen Netzwerk erreichbar und hat keine eigene Benutzerverwaltung: Alle im Büronetz sehen, was indexiert ist. Deshalb legt ihr pro Ordner fest, was Archivio sehen darf, und schliesst Bereiche wie Personaldossiers oder Verträge vollständig aus.

Die Mail-Anbindung ist optional. Wenn ihr sie nutzt, speichert Archivio Server und Benutzername in der Konfiguration auf dem Server-Mac, das Passwort im macOS-Schlüsselbund. Nichts davon wird übermittelt, und Sicherungen enthalten keine Passwörter. Für einen ersten Test könnt ihr Archivio auch ganz ohne Mail betreiben und Postfächer später hinzufügen.

Nein. Archivio funktioniert ganz ohne KI und ohne Abo. Wer KI verwenden will, nutzt die, die er schon kennt, und bindet sie über die MCP-Schnittstelle an. Die Schnittstelle ist optional und standardmässig ausgeschaltet.

Als Erstes ist Claude Desktop eingerichtet, weitere Anbieter folgen. Unterstützt werden Anwendungen, die MCP-Server lokal auf dem Mac einbinden. ChatGPT bindet MCP-Server über die Cloud von OpenAI an und bräuchte dafür einen Zugang zum Archivio-Server aus dem Internet. Das ist aus Datenschutzgründen zurzeit nicht vorgesehen.

Nur Ausschnitte der Dokumente, die sie für eine konkrete Frage abruft, und nur aus Projekten, die ihr mit dem Roboter-Symbol freigegeben habt. Neue Projekte sind nie automatisch freigegeben. Zusätzlich lassen sich Ordner und Dateien über die Sperrliste ausschliessen. Jeder Zugriff und jede Blockierung steht unter «Verwaltung → Verlauf».

Nein. Normen sind urheberrechtlich geschützt. Dokumente, die Archivio als Norm erkennt (SIA, VSS und weitere), werden nie über die MCP-Schnittstelle übermittelt, auch nicht aus freigegebenen Projekten.

Nein. Sie kann suchen, lesen, Dateien öffnen und im Finder zeigen. Neue Dateien legt sie nur im Downloads-Ordner an, wenn sie PDFs zusammenfügt oder Dokumente in einen neuen Ordner kopiert. Die Originale bleiben unverändert.

Doch, aber ohne Index muss sie sich Ordner für Ordner durchklicken und Datei für Datei öffnen. Das ist langsam, und es geht leicht etwas vergessen. Zudem kann sie so auch Normen öffnen und an den KI-Dienst im Internet übermitteln, was mit den Lizenzbedingungen der Normen nicht vereinbar ist. Über Archivio sucht die KI mit einer einzigen Anfrage in der ganzen Archivio-Datenbank. Sie sieht nur freigegebene Projekte, bekommt nie Normen und verändert nichts. Jeder Zugriff steht im Verlauf. So schützt Archivio euch vor Lizenzverletzungen, ohne dass ihr etwas tun müsst.